Quais as Principais ROTINAS e Obrigações do Departamento Pessoal?

RELAÇÃO DAS PRINCIPAIS OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS E ROTINAS DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL E AS NOVAS DECLARAÇÕES DIGITAIS

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I – NOVAS OBRIGAÇÕES DIGITAIS

▪ EFD-Reinf – A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais é uma obrigação acessória tributária, utilizada para prestar informações relativas aos impostos retidos na fonte e contribuições previdenciárias não incidentes sobre a folha de pagamento.

▪ DCTFWeb – A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos é uma obrigação acessória que integra o Projeto eSocial, regulamentada pela Instrução Normativa RFB nº 1.787/2018, com a principal finalidade de substituir parte das funcionalidades da GFIP no que tange à apuração dos débitos e créditos previdenciários (INSS) e de outras entidades e fundos (Terceiros).

▪ GRFGTS – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço que substituirá a GRF (Guia de Recolhimento do FGTS) e a GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS).

▪ eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas instituído por meio do Decreto nº 8.373/2014 que tem como finalidade unificar em um único ambiente digital do governo federal as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos empregadores, contribuintes e órgãos públicos.

**LEMBRETE**

O governo anunciou mudanças no Esocial afim de promover uma modernização em todo sistema com talvez até criação de OUTRA plataforma de envio. Então é importante que acompanhe de perto as notícias oficiais quanto a cronogramas, leiautes, novidades e entre outros assuntos pertinentes através do site Portal Esocial.

CONFIRA AS ÚLTIMAS NOTÍCIAS: 

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II – PERIÓDICAS

▪ ASO – Atestado de Saúde Ocupacional Periódicos

▪ Elaboração da Folha de Pagamento e envio dos eventos ao eSocial

▪ eSocial – Fechamento mensal e apuração do encargos sociais

▪ GFIP/SEFIP – para emissão da guia do FGTS e apuração do INSS/Terceiros

▪ GRFGTS – para emissão da guia do FGTS na vigência do eSocial

▪ DCTFWeb – aplicativo Web para emissão do DARF Previdenciário na vigência do eSocial – prazo até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência do fato gerador das contribuições

▪ EFD-Reinf – deverá ser transmitida até o dia 15 do mês subsequente ao dos fatos geradores, exceto para as entidades promotoras de espetáculos desportivos, que deverão prestar as informações no prazo de 2 (dois) dias úteis após a realização do evento

▪ Emissão das guias para recolhimento do FGTS, INSS, IRRF

▪ Emissão das guias dos parcelamentos: FGTS, INSS, IRRF, Adicional do SENAI e REFIS

▪ Guia da Contribuição Adicional do SENAI – para estabelecimentos com mais de 500 empregados (indústria, transportes, comunicações e de pesca)

▪ Atualização cadastral dos vínculos para evitar divergências no envio das informações ao eSocial

 III – NÃO PERIÓDICAS

▪ Admissão dos empregados

▪ Cadastro dos estagiários

▪ Cadastro dos contribuintes (autônomos, diretores, sócios, cooperados etc.) com recebimento de remuneração, produtividade ou pró-labore

▪ ASO – Atestado de Saúde Ocupacional – Exame Médico Admissional

▪ Qualificação cadastral  no portal do eSocial

▪ CAGED Diário/Mensal

▪ Aviso e Recibo de Férias

▪ CAT (comunicação de acidente de trabalho)

▪ Comunicação de férias coletivas

▪ Análise do Cumprimento de Cotas pelas empresas a) Contratação de Aprendiz b) Contratação de PCD (pessoa com deficiência)

▪ Emissão de requerimentos para benefícios previdenciários

▪ Encaminhar cópia da GPS recolhida ao sindicato da categoria

▪ Exame Médico Retorno de Afastamentos Temporários

▪ Exame Médico Mudança de Função

▪ Exame Toxicológico – Motoristas Profissionais – Caged

▪ Parcelamento de débitos FGTS, INSS e IRRF

▪ (PER/Dcomp) – Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação

▪ Rescisão de contrato de trabalho:

1. a) Aviso Prévio
2. b) Exame médico demissional (ASO)
3. c) Emissão da guia do Seguro Desemprego
4. d) PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
5. e) Emissão da GRRF (multas rescisória)
6. f) Chave para liberação do FGTS (Conectividade Social)
7. g) Levantamos dos descontos: Convênios de Saúde e Odontológico, Farmácia, Empréstimos Consignados, Faltas e Atrasos
8. h) Apuração dos proventos variáveis: Horas Extras, Adicional Noturno, Comissões, atrasos/faltas, etc.
9. i) Envio das informações do aviso prévio e do pagamento da rescisão por meio dos eventos do eSocial

▪ CAEPF – Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física regulamentado pela Instrução Normativa RFB nº 1.828, de 2018. IV –

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ANUAIS

▪ Acompanhamento das Convenções ou Acordos Coletivos de Trabalho

▪ Atualização dos Livros e Fichas de Registro de Empregados

▪ Atualização das Carteiras de Trabalho

▪ Férias – programação e concessão

▪ Férias Coletivas – programação

▪ Emissão do DARF IRRF sobre o 13º salário

▪ Emissão da GPS do INSS incidente sobre o 13º salário

▪ Folha de Pagamento do 13º Salário (1ª e 2ª parcelas)

▪ GFIP/SEFIP do 13º Salário

▪ DCTFWeb 13º Salário – até o dia 20 do mês de dezembro

▪ Exame Médico Periódico

▪ PAT – Cadastro e/ou atualização no programa do MTE

▪ DIRF – Elaboração da Declaração

▪ RAIS – Declaração de Informações Sociais

▪ Desoneração da Folha – Manifestar a opção pelo regime

▪ PCMSO, PPRA, LTCAT e demais documentos conforme as NRs do MTE – Renovação e atualização

▪ eSOCIAL “Sem Movimento” – No mês de janeiro de cada ano

▪ EFD-Reinf e DCTFWeb “Sem Movimento”

▪ Produtor Rural – Opção pelo regime de recolhimento do Funrural a partir de 2019

V – NA CONSTRUÇÃO CIVIL

▪ Cadastro da Matrícula CEI (pessoa física ou jurídica na construção civil) – deve ser realizado junto à Receita Federal no prazo de 30 dias do início da obra

▪ Cadastro Nacional de Obras (CNO) – será utilizado na vigência do eSocial e substituirá o CEI

▪ Comunicação do início de obra de construção civil ao Ministério do Trabalho – obrigação prevista na NR nº 18

▪ DISO Web (comunicação para regularização de obra)

▪ SERO – Serviço Eletrônico de Aferição de Obras na vigência das escriturações digitais

▪ Elaborar e manter atualizado o PCMAT – NR18

▪ Retenção do INSS sobre o valor dos serviços contratados mediante cessão de mão de obra ou empreitada

Vimos então caros colegas de profissão o tanto de rotinas a se cumprir, claro que vai depender do tipo de empresa, porte, regime tributário e entre outros fatores. Cabe a você pegar item por item e pesquisar a fundo mesmo que não vá utilizar mas obtenha o conhecimento necessário sobre o assunto.

Não fique acomodado, sei que a legislação trabalhista é complicada e complexa as vezes de entender mas se esforce a cada dia seja lendo artigos como este ou com vídeos, palestras, treinamentos, workshops e dentre outras formas de obter o aprendizado na area.

Espero que tenha lhe ajudado de alguma forma entender as rotinas do departamento pessoal. Sucesso!

Renato Carvalho Costa – Contador/Consultor

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Acompanhamento de Rotinas Contábeis

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