RAIS 2021 – FIQUE ATENTO a substituição pelo eSocial – Entenda em detalhes os eventos, obrigação e prazo!

Neste artigo vamos te orientar de como fazer a declaração RAIS 2021 passo a passo e demais orientações para que evite cometer erros ou correr quaisquer riscos futuros

Foi publicado no site da RAIS (rais.gov.br), o Manual, Layout e o programa instalador da RAIS ano base 2020.

Fique atento, pois há vários pontos importantes que merecem atenção, analise com calma e tome nota de tudo, ok?

Vamos lá… 😉

↪️ Empresas obrigadas a entrega das informações da RAIS pelo GDRAIS (Grupos 3 e 4):

🕘 O prazo para entrega da RAIS 2021 começa em 13 de março de 2021 e as empresas terão até 12 de abril de 2021 para enviar as informações de seus empregados por meio do sistema da RAIS.

As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderão ocorrer, sem multa, até o último dia do prazo.

⚠️ O prazo legal para o envio da declaração da RAIS não será prorrogado!

↪️ ATENÇÃO! Substituição da RAIS pelo eSocial (Grupos 1 e 2):

As empresas que fazem parte dos Grupos 1 e 2 do eSocial, ou seja, que são obrigadas ao envio de eventos periódicos, tiveram o cumprimento da obrigação de declaração da RAIS substituída, especialmente pelos eventos de remuneração (S-1200 e S-2299), conforme Portaria SEPRT nº 1.127/2019.

🔀 Para essas empresas, a partir deste ano, os programas GDRAIS (ano base 2020) e GDRAIS GENÉRICO (ano base 2019) serão bloqueados. Afinal, o cumprimento da obrigação da RAIS para elas somente se dá pelo envio dos eventos pertinentes ao eSocial.

↪️ Abono PIS:

🪙 Para fins de pagamento do abono salarial no primeiro lote, no caso das empresas obrigadas aos eventos periódicos no eSocial (Grupos 1 e 2), serão consideradas as informações enviadas até o dia 31/01/2021.

🔄 Para pagamentos com base em retificações de anos anteriores, aguardar a publicação do cronograma de pagamento do Abono PIS para 2021/2022.

✍️ Orientação dada Por Jení Carla Fritzke Schülter e João Paulo Ferreira Machado

Onde faz o download do Programa RAIS 2021?

Para fazer o download do programa RAIS 2021, basta acessar o site >> http://www.rais.gov.br/sitio/download.jsf

– Acesse a versão do programa já instalada no seu computador e faça o backup (cópia) dos dados;

– Acesse no drive “C” do seu computador o diretório “GDRais2020” ou o diretório “Generico2019” (conforme o caso) e copie a pasta “Declarações”;

– Desinstale a versão anterior do programa (GDRAIS ou GDRAIS GENÉRICO);

– Faça o download e instale a nova versão do programa desejado.

Como fazer a conferência da RAIS 2021 ano base 2020?

Não é um passo a passo completo, mas acredito que ajuda a ter uma boa noção.

Vale lembrar que você tem o Manual de Orientação disponível no site http://www.rais.gov.br/sitio/index.jsf , que é bastante didático e poderá ser utilizado para tirar muitas dúvidas.

Espero que as orientações abaixo possam ser úteis.

A RAIS 2021 é Caixa ou Competência?

Diferente da DIRF, a RAIS é Regime Competência (Fato gerador dos eventos / Mês que teve o lançamento dos eventos / Mês da folha de pagamento)

Após a leitura deste artigo, recomendamos que LEIA TAMBÉM:

Tabela Cronograma eSocial e DctfWeb – Atualizado 2021

Quais as Principais ROTINAS e Obrigações do Departamento Pessoal?

Quais são as obrigações das empresas inativas – Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real?

RAIS 2021 PASSO A PASSO

Conferência dos valores da folha de pagamento.

Obs: Se a empresa tem muitos funcionários, confira por amostragem.

Selecione uns demitidos, outros que entraram durante o ano base, e alguns que tiveram remuneração durante todo o ano de 2020.

Normalmente os sistemas de folha de pagamento tem a opção de gerar um relatório para conferência da RAIS.

Imprima o relatório de conferencia da RAIS e também a Ficha Financeira relativo ao período de 01/2020 a 12/2020.

Digite os valores da FICHA FINANCEIRA na planilha de Excel que estou disponibilizando junto com este artigo.

 IMPORTANTE: Recomendo que leiam a aba Comentários antes de iniciar a digitação na planilha;

CLIQUE AQUI PARA BAIXAR A PLANILHA PARA CONFERENCIA

Agradecimentos ao colega Gilberto Souza pela elaboração da planilha.

Quais os principais eventos à digitar na RAIS 2021:

• Salário
• Horas Extras – valor
• Horas Extras – quantidade. Obs: No caso de horas fracionadas, arredondar os valores até 30 minutos para um número inteiro inferior, e valores que excederem os 30 minutos arredondar para um número inteiro superior. Exemplo: 1h30min=1h e 1h35min=2h.
• DSR s/horas extras
• Adicional Noturno
• DSR s/adicional noturno
• Prêmios
• Férias + 1/3 (Gozadas)
• Faltas
• Desconto de DSR
• Desconto de atrasos

Não vou citar todos, porque é muito extenso, mas no site (rais.gov.br), tem o Manual de Orientação, e a partir da página 37 tem a relação dos eventos considerados para a RAIS e os que não devem serem considerados.

Pergunta: Talvez alguém esteja pensando, porque alimentar esta planilha, se posso conferir os valores com o relatório de conferência que o meu sistema gera?

 Resposta: Caso tiver algum evento que não esteja parametrizado para incidir na RAIS, no relatório ele não vai constar, e com a planilha temos como saber se o sistema esta correto.

Exemplo: Se um determinado evento de hora extra não esta parametrizado corretamente, no relatório do sistema de folha não irá sair, e por consequência, as informações que serão enviadas estarão erradas.

Prosseguindo, depois de alimentar (digitar) os dados na planilha (com base nas informações da ficha financeira), verifique se os valores estão batendo, utilize para confrontar a planilha de conferência que o seu sistema de folha gerou.

 NOTA: Caso seu sistema não tenha a opção de gerar um relatório para conferência, você poderá analisar os valores depois que tiver feito a importação dos dados para o aplicativo da RAIS.

: Enviar o arquivo.

O envio da declaração será efetuado na sequencia de “Gravar Declaração” ou no menu Transmissão / Transmitir Declaração” do aplicativo GDRais 2020.

: Baixe no site rais.gov.br o programa GDRais 2019 no seu computador (link abaixo)

http://www.rais.gov.br/sitio/download.jsf

: Gerar o arquivo (todos os funcionários) no sistema de folha de pagamento para fazer a importação no aplicativo GDRais 2020

Obs: Se o seu programa de folha tiver um analisador, antes de gerar o arquivo, já faça uma análise prévia, assim poderá corrigir possíveis erros.

: Abra o aplicativo GDRais 2020 e verifique se o arquivo está conforme o layout da RAIS 2020, ou seja, se os registros informados atendem às especificações.

Caminho: Utilitários / Analisador de Arquivo RAIS

: Importar para o aplicativo GDRais 2020, disponível no menu “Declaração”.

Caminho: Declaração / Importar / Ano Atual (2020)

: No programa GDRais 2020, pegar os funcionários que você fez a conferência, e verifique se os valores importados estão corretos.

 ATENÇÃO: Fora as informações que constam na planilha, ainda tem outros dados à conferir, abaixo relaciono alguns, mas tem outros, que pode ir verificando no aplicativo GDRais 2020:

• Informações Cadastrais do estabelecimento, como endereço, telefone, e-mail, etc
• Informações Sindicais (Patronal)
• Informações Econômicas” do estabelecimento
• Dados Pessoais do Empregado, como PIS, nome, sexo, data nascimento, CTPS, etc
• Informações da Admissão
• Salário Contratual
• Vínculo Empregatício
• Se é pessoa com deficiência, Tipo de deficiência
• Afastamentos
• Informações Sindicais (Laboral)
• Data de demissão, motivo de demissão.

: Analisar possíveis divergências nas informações.

Dentro do próprio aplicativo GDRais 2020 no menu Declaração tem a opção de “Verificar Inconsistências”, efetue este processo, caso apareça alguma inconsistência, corrigir no sistema da folha e gere novamente o arquivo para importação.

Caminho: Declaração / Verificar Inconsistência

Obs: Poderá aparecer Erros e/ou Avisos.

→ Os erros obrigatoriamente deverão ser corrigidos, porque não conseguirá gravar a declaração se não fizer as correções.

→ Os avisos, são um alerta do sistema, que deverão ser analisados para possível correção, pois as inconsistências podem distorcer as informações da RAIS, por ex.: remunerações incoerentes (Valor muito alto ou muito baixo), etc. Os avisos não impedem a geração da declaração.

: Depois que importou novamente, volte a “verificar inconsistências”, o objetivo é conferir se ainda há erros no arquivo importado.

: Não tendo mais divergências, pode gravar o arquivo, disponível no menu “Declaração” do programa GDRais 2020.

Caminho: Declaração / Gravar

Após a gravação da declaração, o programa disponibiliza a emissão do relatório que contém a relação de estabelecimento (s) declarado (s).

Agradecimentos a colega Pollyana Tiburcio pelo passo a passo.  

O que é RAIS NEGATIVA?

É a declaração da RAIS, na qual são fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento, cadastrado com CNPJ, quando o mesmo não teve empregado durante o ano-base (2020).

“Inscritos no CNPJ sem empregados > O estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa, podendo, para tanto, utilizar-se dos programas GDRais 2020 ou RAIS Negativa Web”.

► O estabelecimento inscrito no CEI/CNO/CAEPF, que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base (2020), está dispensado de entregar a RAIS Negativa.

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Como declarar a RAIS Negativa?

A declaração da RAIS Negativa do ano-base pode ser feita através do formulário disponível no site da RAIS ou através do programa GDRAIS 2020.

Atenção!!!

Grupo 1 e 2 não enviam RAIS NEGATIVA também, já que quando não houve informação a ser enviada, para o grupo de eventos periódicos S-1200 a S-1280, foi enviado o “S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos” como “Sem Movimento” que então “faz o papel” da Rais Negativa.

MEI é obrigado a declarar RAIS Negativa?

O microempreendedor individual de que trata o art. 18-A § 1º da Lei Complementar 123/2006, que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base, fica dispensado da entrega da RAIS Negativa, de acordo com art. 2º, § 2º da Portaria SEPRT 6.136/2020.

Preciso de Certificado Digital Para enviar a RAIS Negativa?

Não é obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da RAIS Negativa e nem para os estabelecimentos que possuem menos de 10 vínculos empregatícios, de acordo com o art. 4º da Portaria SEPRT 6.136/2020.

Fonte: Portal RAIS

RECOMENDAÇÃO PARA INICIANTES:

As mudanças na legislação trabalhista, novos procedimentos e adequação ao cronograma estão a todo vapor.

Recomendamos que busquem cada vez mais o conhecimento e aprendizado necessário para evitar quaisquer erros e riscos futuros.

E a nossa parceira Contadora Angelica Flor pode te ajudar nesta caminhada, através de um treinamento completo em Departamento Pessoal, prático e atualizado, inclusive quanto ao Esocial.

ACESSE AQUI o site e confira mais detalhes.