O que fazer após o recebimento de Notificação de Debito do FGTS?

Muitas empresas estão recebendo essas notificações – pelo correio (AR).

Mas por que estão sendo enviadas essas notificações de uma vez? A partir de 11/2019 só poderá ser cobrado pelo empregado os FGTS dos últimos 5 anos, antes o empregado/fiscalização poderia cobrar dos últimos 30 anos (lembrando que o empregado tem até 2 anos após o encerramento do contrato para ingressar na justiça). Dessa forma, eles priorizaram as empresas com débitos antigos, no intuito de garantir o direito dos trabalhadores antes que passe a valer o novo prazo prescricional.

O que fazer após o recebimento da notificação de debito do FGTS?

O primeiro passo é tirar o extrato para verificar as pendências, acessando o link: https://debitosfgts.sit.trabalho.gov.br e digitar o número da NDF e código de download que consta na notificação recebida.

Após isso, o segundo passo é surtar com tantas pendências… rsrs (brincadeirinha)

Se você reparar no extrato, vai ver que informa qual é a origem da base de cálculo, pois foi realizado cruzamento de (RAIS, CAGED, CNIS, GEFIP, Seguro Desemprego), então irá informar no campo “ORIG” do extrato , se é da RAIS, GFIP, CAGED, etc…

E ai, nesse segundo passo terá que analisar competência por competência, funcionário por funcionário para descobrir se de fato aquele valor deve ser pago (está em aberto), ou se foi informado base de cálculo/informações erradas  em determinada declaração.

Vamos aos exemplos:

Exemplo 1- Base de cálculo é R$ 2.244,29 informado na RAIS, mas a guia paga foi de R$ 164,01. Nesse caso consta, que foi recolhido FGTS a menor, pois o valor a recolher era de R$ 179,54. Então você pegará o comprovante de pagamento do FGTS e se realmente foi recolhido a menor, deverá gerar a GRF ou GRRF se for o caso, com a diferença do FGTS –  que no nosso exemplo será de R$ 15,53 + juros/multa.

Digamos que o valor realmente a recolher era esse que foi pago e foi informado corretamente na GFIP o que fazer? Pegar a declaração da RAIS e verificar se foi informado lá errado a base de cálculo, e retificar a RAIS. (Se está errada retifica, se está certa pague a diferença)

Exemplo 2- Consta no extrato que alíquota é de 8%, porém o empregado que consta a pendência é aprendiz e recolhe 2%: Verifica se foi informado corretamente que esse empregado é APRENDIZ.

Se é aprendiz no CAGED tem que constar a opção SIM no campo APRENDIZ. Se esse empregado é APRENDIZ na RAIS tem que constar também essa informação no código do vínculo. (Então nesse caso basta fazer a retificação na declaração informada errada).

Exemplo 3 – Consta o valor integral do FGTS em aberto: Nesse caso provavelmente não houve o pagamento da competência, o que vc deve fazer é solicitar ao cliente o comprovante de pagamento pra confirmar, se realmente não recolheu deve recalcular a guia. Agora, se o empregado estava afastado por exemplo e não teria FGTS a recolher (ex: auxilio doença) verifique nas declarações – veja a origem informada, se realmente o código de afastamento foi informado corretamente, se não foi, retifique.

Enfim para o post não ficar muito grande dei esses 3 exemplos – mas o que você precisa ENTENDER: Que tem que conferir se realmente o valor integral ou parcial é devido, se não for, precisará localizar e retificar onde estiver o erro. Pois as informações das declarações TEM QUE BATER.

PONTOS IMPORTANTE

Se realmente estiver tudo ok nas declarações, pagamentos efetuados e a cobrança é INDEVIDA: Essa notificação recebida não é AÇÃO FISCAL… Nesse primeiro momento, é para alertar os empregadores para que façam os recolhimentos devidos ou correções de forma espontânea. Para entrar com DEFESA, em um segundo momento será emitido o NDFC (Notificação de Débito do Fundo de Garantia e da Contribuição Social) onde terá as informações para fazer a defesa.

✔ Na notificação consta o prazo de 30 dias para regularizar – recolher os débitos, retificar etc… passado desse prazo, se tornará** uma ação fiscal.

( Não tem mais as gfips? Não sabe gerar diferença do fgts? Não tem cópia da Rais? Não sabe retificar um Caged? Se for o seu caso, para regularizar a pendência, leia a parte prática abaixo – agora se não for o seu caso, o post encerra aqui).

PRÁTICA RETIFICAÇÃO GFIP/RAIS/CAGED

1- Para retificar GFIP informada errada, recalcular o FGTS, recalcular FGTS complementar (diferença) você tem que informar TODOS OS FUNCIONÁRIOS daquela competência – e verificar se o INSS vai bater para não bloquear a CND.

Se você não tem mais as GFIPs/FOLHAS, enfim, poderá solicitar a cópia da GFIP na Receita Federal:

A Receita Federal não disponibiliza os ARQUIVOS ou BACKUPS, e sim os RELATÓRIOS. Isso mesmo, se você precisar dos relatórios das gfips enviadas, deverá retificar de forma manual, já que não terá os arquivos…. Aconselho nessa situação lançar manual no sistema de folha de pagamento para depois importar na sefip.

Como solicitar?

1 – Preencher o formulário “Solicitação de Cópia de Documentos” – Acesse o link a seguir e localize o documento ”:

receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/copia-de-processo

• Irá preencher na tabela 2 a linha de Documentos Previdenciários e colocar exemplo: GFIP 12/2014 à 06/2016.
• Reconhecer firma da assinatura no formulário
• Cópia do RG + CPF autenticado do empregadoR
• Se for através de Procuração, deverá autenticar a procuração

Fazer o Agendamento Online na opção “Declarações e Demonstrativos – Cópia Pessoa Jurídica)

Levar um pendrive VAZIO (Pelo menos na minha jurisdição pedia)

2- Precisa da Segunda via da RAIS pra conferir?

É possivel imprimir a DECLARAÇÃO  RAIS– Com os dados dos funcionários declarados. É isso que vamos ver a seguir:

* Você precisa acessar com o CERTIFICADO DIGITAL:

* Para imprimir da própria empresa: Entrar com Certificado Digital do CNPJ/CEI que deseja (ou seja, do próprio cliente)

Ou

* Para imprimir com “procuração”: Entrar com Certificado Digital E-CPF (Pessoa Física) – Do responsável que você declarou no campo “ Dados Responsável” da RAIS.

Exemplo 1: (Certificado do Cliente)

Empresa TRANSPORTES JF, com CNPJ 123.456 entregou a declaração da RAIS e deseja a segunda via da Declaração;

Passos a seguir:

➡ Acessar: www.rais.gov.br/sitio/obter_declaracao.jsf

➡ Clicar: Certificado Digital (Nesse caso da própria empresa – Certificado do CNPJ 123.456) e colocar a senha

➡ Se aparecer o erro: “Bad Request” não se preocupe, basta você atualizar a página clicando no F5 do seu teclado que irá resolver…

Digite o Ano Base (A partir de 2013) que deseja a declaração e pode reparar que o campo CNPJ/CEI já estará preenchido com os dados do certificado que utilizou para acessar

➡ Selecione apenas se é CNPJ ou CEI

➡ Clique em “Pesquisar”

➡ Irão aparecer os dados como: Número do CREA – Data de Envio – Qtade de Vínculos – Cei Vinculado – Prefixo

➡ Selecione e clique em “IMPRIMIR” e prontinho… irá sair sua declaração com todos os funcionários informados.

Exemplo 2: ( Certificado da contabilidade/ Responsável pelo envio da Rais)

Empresa COMERCIO LTDA, com CNPJ 111.222 declarou a RAIS informando no campo “Dados do Responsável” o CNPJ da Contabilidade e com CPF do contador 987.654.321-00 e deseja a segunda via.

Passos a seguir:

➡ Acessar: www.rais.gov.br/sitio/obter_declaracao.jsf

➡ Clicar: Certificado Digital (Nesse caso o e-CPF – certificado do contador/ou certificado da Pessoa Física declarado, no nosso exemplo terá que entrar com Certificado Digital e-CPF 987.654.321-00) e colocar a senha

➡ Se aparecer o erro: “Bad Request” não se preocupe, basta você atualizar a página clicando no F5 do seu teclado que irá resolver…

➡ Digite o Ano Base (A partir de 2013) que deseja a declaração

➡ Preencha com o número do CNPJ ou CEI da empresa que você deseja imprimir a declaração, no nosso exemplo colocar CNPJ 111.222

➡ Clique em “Pesquisar”

➡ Irão aparecer os dados como: Número do CREA – Data de Envio – Qtade de Vínculos – Cei Vinculado – Prefixo

➡ Selecione e clique em “IMPRIMIR” e prontinho… irá sair a declaração com todos os funcionários informados da empresa que deseja.

Caso não consiga deverá solicitar no MTE*.

OBS: Para RETIFICAR a RAIS, só precisa enviar como retificação o empregado que foi informado errado – no portal da rais tem todas as informações para retificação.

3- COMO RECOLHER SOMENTE A DIFERENÇA DO FGTS: “FGTS Complementar”

(Exemplo: pagamento foi a menor):

➡Dentro da sefip e no mês de competência vc vai “novo”, coloca a opção em “atraso” e informa a data q irá pagar.

➡Na aba MOVIMENTO clica no funcionário que quer ajustar… Na parte “Remuneração sem 13” vc coloca o valor apenas da diferença ( Exemplo: vc pagou FGTS sobre 2000 e o correto seria 2500! Vc vai lançar 500).

➡ Logo abaixo tem a opção: COMPLEMENTAR FGTS (Vc seleciona essa opção)!

➡ No rodapé tem a opção “BASE De CÁLCULO PREVIDÊNCIA ”

Vc preenche nesse campo o valor CORRETO (Nesse meu exemplo seria os 2500) e não a diferença!

➡ Coloca ele na modalidade em branco e manda bala enviando a gfip na conectividade. Os demais funcionários que estiverem corretos, vc coloca na modalidade 9 “confirmação”!

Obs:

• Irá sair o FGTS complementar (não esqueça de atualizar o índice)
• Se seu caso for somente pagamento de juros/multa, oriento ir até à Agência da Caixa para gerarem uma guia somente para essa situação.

4- COMO RETIFICAR CAGED:

Tem que fazer o Caged Acerto: (Baixa o programa ACI) – o uso do certificado digital é obrigatório

➡Vai na opção “Arquivo, Abrir” e acha o arquivo gerado no seu sistema referente ao mês que você esqueceu de enviar ou queira retificar.

Preencha as informações (Nome do responsável, Cpf , email) – se precisar alterar/retificar os dados do empregado, vai na aba do vínculo e altere. / Após isso salva clicando no disket verde

➡Depois vai no Aci novamente e vai na opção “Arquivo, Converter para acerto” e acha esse último arquivo q salvou no item acima☝e importa.

➡Qdo importar vai pedir p selecionar o mês e ano (Nesse caso não eh o mês q vc quer do caged e sim o mês q está VIGENTE no site )

Ex: Quer enviar um caged de 05/2016 . Então nessa opção vai colocar o mês que constar no site do caged como competência  e salvar. Se eu fosse enviar hoje 05/09/2019 a competência que eu teria que colocar é 08/2019 – que é o mês ativo nessa data

➡Entra no site do Mte e envia esse último arquivo q salvou.

✔ DICA: Deixem guardado em uma pasta todas as declarações, comprovantes de pagamento, retificações etc… das competências que precisou regularizar, pois se no segundo momento cobrar, você já terá toda a documentação necessária para fazer a DEFESA.

Agradecimentos a colega de profissão Jéssica Fávaro que elaborou este passo a passo.

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