Com estas 9 Estratégias seu escritório vai Superar a crise e Organizar o fluxo de caixa

Organizar o fluxo de CAIXA é essencial para a gestão de crise nesse momento crítico de paralisação econômica.

Provavelmente, sua prioridade é socorrer os clientes que estão buscando apoio no controle financeiro, mas você também precisa dar atenção às finanças do próprio escritório contábil.

Afinal, a crise do coronavírus está gerando impactos brutais na economia, e boa parte das empresas não têm caixa suficiente para se sustentar com a queda repentina do faturamento — e as despesas vão se acumulando.

E agora? Será preciso reduzir a equipe? Abrir mão de honorários? Pegar empréstimos?

Vamos abordar as possíveis respostas para essas perguntas em um guia rápido sobre o fluxo de CAIXA e gestão de crise nos escritórios contábeis.

Leia com atenção e veja quais estratégias são úteis para o seu negócio.

Atenção ao fluxo de CAIXA na gestão de crise do escritório de contabilidade

Fluxo de CAIXA é uma prioridade para os contadores no momento, inclusive em seu próprio escritório.

Da mesma forma que seus clientes precisam de apoio para planejar as finanças e se preparar para o impacto do coronavírus, sua empresa requer atenção redobrada para manter os recursos mínimos e se sustentar nos próximos meses.

A regra para todos os empresários será reduzir os gastos e projetar o funcionamento do negócio com uma queda expressiva nas vendas — no caso, possivelmente nos honorários.

Embora a contabilidade tenha um papel central nesse momento crítico, é fato que as dificuldades das empresas vão refletir diretamente no faturamento do escritório, e você precisa aplicar seus conhecimentos para prever esse efeito e se adaptar à situação.

Quanto mais você se antecipar às consequências da crise, melhor será sua resposta aos possíveis cenários que vamos encarar daqui para frente.

Cenário do fluxo de CAIXA para a sua gestão da crise

Para saber como lidar com o fluxo de CAIXA na sua gestão de crise durante a pandemia, é importante buscar projeções e entender para onde estamos caminhando.

De acordo com o Boletim Focus divulgado em 30 de março de 2020, o PIB (Produto Interno Bruto) brasileiro deve apresentar uma retração de 0,48% em 2020. No mundo todo, a recessão ficará entre -2% e -2,7%, de acordo com dados do Bank of America publicados no G1.

Em relação ao impacto financeiro, um levantamento da XP investimentos publicado em março de 2020 na Money Times mostra que 40% das empresas brasileiras têm CAIXA para aguentar, no máximo, 30 dias de isolamento e paralisação.

A pesquisa também mostra que 19% suportariam a suspensão das atividades por até 15 dias, enquanto 21% estão na faixa entre 16 e 30 dias. As restantes 21% podem segurar o CAIXA entre 31 e 60 dias.

Como se esperava, as micro e pequenas empresas são as mais vulneráveis nesse cenário: 41% só têm CAIXA para 30 dias e 77% preveem impactos grandes ou muito grandes da pandemia.

Por isso, é importante dimensionar o efeito do coronavírus sobre o CAIXA da sua empresa contábil e traçar estratégias para garantir a sobrevivência do negócio durante a crise — que, infelizmente, não sabemos por quanto tempo se estenderá.

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9 estratégias para equilibrar seu fluxo de CAIXA na gestão de crise 

Para equilibrar seu fluxo de CAIXA na gestão de crise, você vai precisar de um plano de contingência para superar esse período difícil.

Confira algumas estratégias para preparar seu negócio.

1. Faça a projeção do impacto

O ponto de partida para planejar seu fluxo de CAIXA na gestão de crise é fazer uma projeção realista dos próximos três meses (no mínimo), estimando a redução de receitas no período.

Na opinião do consultor financeiro Márcio Iavelberg, em contribuição à PEGN em março de 2020, a empresa deve estimar uma queda de 30% a 50% do faturamento durante o período de isolamento e paralisação.

No entanto, só você pode determinar qual será o impacto nas receitas do escritório, com base na sua carteira de clientes atual.

 2. Foque nos custos e despesas fixos

No cenário de queda dos serviços, a tendência é reduzir os custos variáveis no mesmo ritmo, mas os custos e despesas fixas como aluguel, manutenção e folha de pagamento permanecem.

Por isso, você deve focar as estratégias nessa categoria, que garante a continuidade das operações da empresa.

Para começar, calcule exatamente quanto você vai precisar para cobrir esses gastos e avalie se a receita e capital de giro serão suficientes, mesmo com a diminuição do faturamento.

3. Evite as demissões

Depois de fazer sua projeção de fluxo de CAIXA na gestão de crise, o caminho óbvio será cortar gastos para manter a empresa funcionando.

Fatalmente, as demissões surgem como uma alternativa emergencial para reduzir a folha de pagamento, que é o principal custo fixo das empresas.

Mas será que vale a pena desligar funcionários para economizar durante a quarentena?

Na verdade, esse é o momento de enxergar em longo prazo: seu pessoal é essencial para manter a empresa e recuperar o ritmo assim que a paralisação acabar, e você pode ter custos ainda maiores para contratar e treinar novos colaboradores no momento de volta às atividades.

Então, ter uma equipe mais enxuta pode até poupar alguns custos imediatos, mas o preço lá na frente será mais alto — lembrando que você estará em um momento de recuperação crítico, precisando mais do que nunca dos esforços e competências do seu time contábil.

4. Aperfeiçoe o home office

É importante que o escritório tenha implementado um modelo e controle de trabalho, desde a adaptação dos processos até o uso de ferramentas de comunicação online.

Veja Dicas de Ferramentas Gratuitas para Otimizar o Trabalho como Home Office

Inclusive, a Medida Provisória nº 927 publicada pelo governo em 22 de março regularizou a operação home office — você só precisa formalizar a transição com a equipe e garantir que todos consigam trabalhar de casa.

A mesma medida ainda permite que você antecipe férias e feriados, determine férias coletivas, adie o pagamento do FGTS e use o banco de horas para compensar o tempo de paralisação da empresa.

5. Fique atento às medidas de apoio do governo

O governo tem lançado medidas provisórias e pacotes econômicos emergenciais para socorrer as empresas na crise do coronavírus, e você deve ficar atento aos benefícios.

Confira – Resumo Atualizado das Prorrogações – Tributos e Declarações

Além disso, vários aspectos tributários foram revistos: o prazo para pagamento dos tributos federais foi adiado no Simples Nacional e os procedimentos de exclusão de contribuintes por inadimplência de parcelas foram suspensos, por exemplo.

O Sebrae compilou as mudanças nos prazos e regras de tributação para ajudar os empreendedores.

6. Negocie jornada e salários

A MP 936 citada anteriormente já está em vigor, permitindo que você negocie jornadas e salários com os colaboradores, se necessário.

Com a nova lei, o empregador pode acordar a suspensão temporária do contrato de trabalho por até 60 dias, dando ao funcionário o direito de receber um benefício emergencial do governo.

Para as micro e Pequenas empresas, a suspensão não terá custo nenhum e o funcionário receberá o valor do seguro-desemprego integral.

Já para as empresas que faturam acima de 4,8 milhões ao ano, há três opções de redução de jornada e salário: 25%, 50% ou 70%.

Nesse caso, o governo complementa o salário de quem ganha até um salário-mínimo e paga um benefício proporcional do seguro-desemprego para quem ganha acima disso.

Por exemplo, se o trabalhador teve sua jornada reduzida em 25%, ele recebe 25% da parcela que seria o seu seguro-desemprego mais o valor proporcional do salário.

A lei também prevê garantia de estabilidade pelo mesmo período das reduções ou suspensão do contrato.

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7. Negocie despesas e dívidas

Depois de resolver a questão dos funcionários, é hora de negociar suas despesas e dívidas para segurar o CAIXA.

A despesa que mais preocupa os empresários é o aluguel comercial, mas, como todos estão passando pela mesma crise, os locadores já estão aceitando acordos.

Segundo as recomendações do Sebrae, a renegociação extrajudicial do contrato de aluguel pautada na boa fé é a melhor solução, buscando um desconto temporário no aluguel proporcional à baixa do faturamento ou mesmo prorrogando o pagamento até o fim da paralisação.

A mesma lógica deve ser seguida com credores e fornecedores, renegociando dívidas e prazos de acordo com os impactos esperados da crise.

8. Busque um acordo sobre honorários

Em relação aos clientes, você também terá que negociar os honorários conforme a capacidade de pagamento e necessidades de cada empresa.

O ideal é chegar a um acordo concedendo descontos temporários e possibilidade de pagamento parcelado dos débitos, se necessário — priorizando sempre a manutenção do vínculo com o cliente, dentro das possibilidades do escritório.

9. Recorra ao crédito (em último caso)

Em último caso, você pode recorrer a um empréstimo para cobrir o rombo no fluxo de CAIXA durante a gestão da crise do coronavírus.

Em 27 de março de 2020, por exemplo, o governo anunciou uma linha de crédito emergencial de R$ 40 bilhões para ajudar pequenas e médias empresas a pagar o salário dos colaboradores que ganham até dois salários mínimos (R$ 2.090,00 no período), conforme noticiado no G1.

Já o BNDES ofertou uma linha de financiamento para capital de giro de até R$ 5 bilhões para empresas que faturam até R$ 300 milhões ao ano, com prazo total de até 60 meses, de acordo com os dados publicados na Exame.

Crédito Conteúdo: Conta Azul

DICA PARA CONTADORES INICIANTES:

A falta de conhecimento e as constantes mudanças na legislação têm deixado muitos profissionais inseguros, sem saber qual caminho seguir.

E com a crise pode acarretar em erros, riscos futuros e multas devido a correria em aplicar as diversas mudanças.

Mas não se preocupe vamos te ajudar a superar esta situação e sair dela firme e forte.

Compreendendo as dificuldades e desafios a nossa parceira Contadora e Especialista Angélica Flor do grupo Viver de Contabilidade desenvolveu dois treinamentos que vem ajudando diversos profissionais que necessitam de mais conhecimento e aprendizado prático em todos os procedimentos na area de Departamento Pessoal, Fiscal, Contábil e Societário.

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