SPED ECD: Como fazer para retificar e substituir livros já autenticados! + Modelo Termo de Verificação

De acordo com o Manual do SPED, a ECD autenticada somente pode ser substituída caso contenha erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 (R1) – Escrituração Contábil, do Conselho Federal de Contabilidade, publicada em 12 de dezembro de 2014.

Qual prazo para substituir o SPED ECD?

Só é admitida a substituição da ECD até o fim do prazo de entrega relativo ao ano-calendário subsequente.

O cancelamento da autenticação e a apresentação da escrituração substituta serão efetuados mediante apresentação de Termo de Verificação para Fins de Substituição, o qual deve integrar a escrituração substituta e conter, no mínimo:

I – a identificação da escrituração substituída;
II – a descrição pormenorizada dos erros;
III – a identificação clara e precisa dos registros que contenham os erros, exceto quando estes decorrerem de outro erro já discriminado;
IV – a autorização expressa para acesso do Conselho Federal de Contabilidade a informações pertinentes às modificações; e
V – a descrição dos procedimentos pré-acordados executados pelos auditores independentes.

CLIQUE AQUI para baixar o MODELO de Termo de Verificação para Fins de Substituição

E demais erros como fazer para retificar?

A todos os demais casos de retificação de erros de períodos anteriores, que demandarem alteração de saldos das demonstrações contábeis devem ser efetuados contabilmente por meio de lançamento extemporâneo.

Isto é, nos livros contábeis da entidade, o lançamento de correção é registrado no ano corrente, como ajustes de exercícios anteriores, em contrapartida ao Patrimônio Líquido, em consonância com o parágrafo 1º do Art. 186 da Lei das S.A.

Para fins de divulgação das demonstrações contábeis, a reapresentação das cifras comparativas ocorre no primeiro conjunto de demonstrações contábeis após a identificação do erro, nos termos da NBC TG 23 – Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro.

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Passo a passo para substituição da ECD

1. Se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres “estranhos” que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de Notas”.

2. No registro 0000, campo IND_FIN_ESC, defina que a ECD é “Substituta”.

3. No registro 0000, campo COD_HASH_SUB, identifique o HASH (código de 40 caracteres hexadecimais)
da ECD a ser substituída. Caso haja dúvida em relação ao HASH da ECD a ser substituída, é possível confirmálo pelo link: http://www.sped.fazenda.gov.br/appConsultaSituacaoContabil/ConsultaSituacao/CNPJAno.

4. Corrija as demais informações no próprio editor de texto do tipo “Bloco de Notas” ou no PGE do Sped
Contábil. Se for utilizar o PGE do Sped Contábil, importe o arquivo sem assinatura para o PGE.

5. Valide o livro no PGE do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração
Contábil/Validar Escrituração Contábil (o registro J801 – Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD
– deve existir).

6. Assine.

7. Transmita.

O Termo de Verificação para Substituição de ECD em pessoa jurídica que não possui auditoria independente, deve ser assinado por um contador/contabilista (códigos 910 ou 920), o mesmo que assinou a ECD
(código 900).

PONTOS IMPORTANTES:

1 – Não há necessidade de substituição por conta de alteração cadastral, desde que o último arquivo da ECD transmitido esteja com o cadastro atualizado. Os dados cadastrais atualizados devem ser informados no momento da transmissão de um novo arquivo da ECD.

2 – A substituição é sempre do mesmo CNPJ. Não é possível substituir uma ECD por outra com CNPJ diferente.

3 – Retificação de Escrituração Contábil Fiscal (ECF) de um período no qual não é mais permitida a substituição da ECD:

3.1 – Deve ser recuperada a ECD originalmente transmitida e, se houver necessidade, fazer as alterações das contas e /ou valores recuperados da ECD nos blocos J (criação de novas contas) e K (alteração de saldos de
contas, respeitando as regras contábeis, como por exemplo, somatórios dos saldos das contas de natureza devedora devem ser iguais ao somatório dos saldos das contas de natureza credora, para determinado período).
3.2 – Verifique as instruções de preenchimento dos blocos J (plano de contas) e K (saldos das contas) da ECF no Manual da ECF referente ao leiaute a ser retificado, disponível para download em
http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1644.
3.3 – Pode ser adotado o seguinte procedimento no programa da ECF:
3.3.1 – Importar o arquivo da ECF retificadora.
3.3.2 – Recuperar o arquivo da ECD ativo na base de dados do Sped.

3.3.3 – Importar somente os blocos J e K da ECF com as informações de contas e saldos que não constam na ECD. Se for a partir do leiaute 5 da ECF, ano-calendário 2018, será necessário preencher as justificativas para cada saldo alterado, após a validação do programa da ECF (não é possível preencher as justificativas antes).

4 – Recuperação de ECD de período imediatamente anterior, que não pode ser mais substituída, na ECD do período atual.

No caso de recuperação da ECD anterior na ECD atual, a regra abaixo deve ser cumprida:

Saldo Final da Conta no Período Imediatamente Anterior = Saldo Inicial da Conta no período Atual.

Portanto uma conta/centro de custos no período atual da ECD deve começar com o mesmo saldo que terminou no período imediatamente anterior. A partir do ano-calendário 2020, há uma exceção para essa regra relativa às
contas de resultado quando a ECD posterior se refere ao exercício financeiro subsequente (usualmente, próximo ano-calendário).

Nesse caso, os saldos são verificados por conta contábil, não por conta e centro de custo.

Se o saldo de alguma conta/centro de custos do período anterior está incorreto e a ECD imediatamente anterior não pode mais ser substituída, deve ser recuperada a ECD do período imediatamente anterior que foi transmitida para a base de dados do Sped e está ativa, e atualizado o saldo da conta/centro de custos na ECD do período atual por meio de lançamentos extemporâneos (registros I200/I250).

5 – Atualmente, só é possível a substituição de ECD referente ao ano-calendário 2019, cuja data-limite de substituição é 31/05/2021.

As ECD referentes aos demais anos-calendário não podem mais ser substituídas.

Entenda que quanto mais retificações e substituições realizar, pode prejudicar a empresa, pois pode demonstrar que não há uma garantia nos fatos contábeis apresentados, por isso é necessário um maior cuidado e atenção com o envio dessa Escrituração Contábil Digital.

Fonte: Manual de Orientação SPED ECD – Portal SPED 

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